新闻发布会的管理（二）

第二部分：新闻发布会的具体操作规定

2．1 会议主题

会议组织部门需就以下问题进行讨论。

会议主题

会议目的

会议时间

该主题是否有必要
　　主题是否有吸引力（新闻价值的评定）

主题是否清晰

会议是否会泄露公司机密

会议是否会为企业带来不良影响

会议是否会损伤合作者利益

会议是否会引起竞争对手过激反应

2．2必要召开新闻发布会的主题包括：

公司重大战略计划发布。

公司重要领导成员的调整。

公司与重要合作伙伴的合作关系公布。

公司有重要意义的新店开业。

公司对某些重大事件发表看法。

公司重大促销活动内容的公开发布。

公司其他有重要意义的事件。

2．3组织人员安排

公司新闻发布会按照会议参会人数，应成立筹备小组，专人负责。其中，必须有一个专人负责发布会所有财务工作。（包括会议预算、费用申请、实际支出、结算报销等）。

参会人数

筹备小组人员

现场协调人员
　 每次新闻发布会需指定具体责任人。责任人为总部企划中心总监或公关新闻部经理或分部企划部长。责任人对该次新闻发布会的费用、人员、组织拥有权利并承担责任。

会议责任人指定参会人员，并召集筹备会议。

2．4时间、地点

新闻发布会时间应尽量选择在每周的一、二、三、四。除非特殊原因，周五、周六不得选择召开新闻发布会。

促销类新闻发表会应在促销活动开始前2——3天召开。（如9月10日促销活动开始，则新闻发布会应选择在9月7日或8日为宜。）

新闻发布会发布的当天及前后，邀请媒体所在地经预测应无重大事件发生。

新闻发布会应选择在上午10：00以后或下午3：00以前。时间以1小时左右为宜。除非大规模会议，否则不安排住宿及餐饮。

新闻发布会可以选择在公司内部举行，也可选择在就近的酒店会议厅举行。

所选择的新闻发布会地点应选择光线充足，交通便利、易于寻找，方便停车。主体风格应与公司合适，一般来说，拒绝过于豪华或寒酸的场所。

2．5媒体邀请

所有邀请工作由新闻发布会会务组完成。新闻发布会组织部门须在邀请前将新闻发布会的主题、邀请范围发送给具体邀请人员，由具体人员对当地指定媒体进行邀请。

需提前5天 发出邀请函，及会议议程安排，以方便媒体记者安排时间。

邀请函内容基本如下：

**先生/女士

特邀请您参加******新闻发布会。

会议地址：

会议时间：

会议主要议程：

会议报到地点

会议联系人：

联系电话：

回执回收地址：

提前一天与邀请人员电话沟通。确认并提醒到会情况。

会议组织人员应在邀请以后填写统计表格：

媒体、姓名、职务、联系电话、到会时间、交通方式、备注

备注栏需填写的内容为：是否须安排住宿、是否需接站等。

2． 6会场布展。

会场布展内容需在会议前一天确定，并将所有责任事项分解到具体责任人处。

事项　　责任人　　完成时间　　完成标准　　备注

迎宾水牌　　主席台布置　　席卡布置　　桌椅布置　　茶杯摆放

纸笔摆放　　投影设备、电源　　布景　　胸部麦克风、远程麦克风调试

主题背景板　　酒店外横幅　　竖幅　　飘空汽球　　拱形门

2．7资料准备

会议所发放以及准备的资料需在会议前两天准备完毕，并由相关责任人进行保管，严防泄密。

项目　　份数　　责任人　　完成时间　　完成标准　　备注
　　新闻通稿
　　各项均需具体明确至某日某时。

资料完成状态，需运送的具体地点都须明确
　　演讲发言稿

发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）

公司宣传册品说明资料。

有关图片

纪念品（或纪念品领用券）

企业新闻负责人名片
空白信笺、笔

2．8现场安排

发布会责任人需在会议正式开始前一天召开现场人员协调会，分解所有工作，并规定所有工作人员的到岗时间以及任务完成标准。

项目　　责任人　　完成时间　　完成标准　　备注

接站　　迎宾　　签到　　车票报销、住宿安排、返程票务　　入场导引

现场协调　　主持人　　发言人　　现场音响以及话筒等　　现场灯光

就餐组织人　　送站

2．9费用预算

新闻发布会应该按照公司财务制度进行费用预算。并由专人进行费用申请以及财务保管，并在发布会以后第一时间进行帐务核算报销。

通常，新闻发布会的费用预算应该包含以下内容：

项目　　费用　　备注

会议场所　　组织者就餐以及住宿费用　　客人就餐以及住宿费用

会场布置费用　　资料复印费用　　摄影、摄像费用　　记者劳务费

礼品费用　　其他杂费　　茶点、纸笔等

2．10资料回收

新闻发布会召开以后，必须及时关注参会新闻媒体的信息发布情况，并利用日常关系进行正面的促进。同时，所有单位必须本着谁邀请谁负责的原则，进行资料收集。并在新闻发布会结束5天内将所有收集到的资料汇总至会议指定的资料收集负责人手中。

资料的要求如下：

类别　　要求　　备注

报纸剪报：原件或复印件或电子扫描文档

电台新闻：电子文档或磁带或光盘

电视新闻：电子文档或光盘

网络媒体：电子文档或光盘或打印文稿